Chief of Staff : le mandat s'écrit avant de chercher le titulaire

La fonction de Chief of Staff gagne en importance à mesure que s'accroît la pression sur les dirigeants, observe McKinsey. Elle reste pourtant l'une des plus mal définies des organigrammes.

Le même intitulé recouvre un poste d'assistanat de direction revalorisé dans une entreprise et, dans une autre, une direction générale adjointe qui ne dit pas son nom. Entre les deux, l'écart de responsabilités est considérable, et l'écart de rémunération suit.

Cette plasticité a un coût au moment de recruter : un intitulé laissé seul attire indifféremment d'anciens associés de cabinet et des profils d'organisation, et la sélection consomme des semaines avant que la question de fond soit posée.

Une fonction qui se déduit du dirigeant

Le contenu du poste se lit moins dans une fiche de fonction que dans ce qui manque autour du dirigeant. Certains sujets dépassent désormais ce qu'il peut traiter lui-même ; d'autres attendent une direction qui n'existe pas encore pour les porter. La liste de ces sujets constitue le mandat réel.

La question la plus révélatrice porte sur ce que le dirigeant cessera de faire le jour où le titulaire arrivera. La préparation du comité de direction, le suivi du plan stratégique, l'instruction des dossiers du conseil : quand la réponse est nette, le poste existe. Quand elle reste vague, il est encore à créer, quelle que soit la qualité du candidat retenu.

Un recrutement de Chief of Staff exprime parfois une fatigue plus qu'une organisation. Le dirigeant souhaite être soulagé mais garde tous ses sujets, relit tout et refait ce qui lui est remis. Le titulaire devient alors un préparateur de documents, situation que les profils de ce niveau supportent peu de temps.

Une autorité qui se délègue en public

Un Chief of Staff encadre au mieux une petite équipe et dispose rarement d'un budget propre. Son autorité tient à une seule source : la délégation que le dirigeant lui accorde, et surtout la manière dont il l'exprime devant son comité de direction.

Cette délégation se formule en une phrase, en réunion, devant tous. Au nom de qui le titulaire parle, qui il peut convoquer, à quelle instance il siège : ces trois points, une fois dits, tiennent lieu de ligne hiérarchique. À défaut, il suffit qu'un directeur cesse de répondre à ses sollicitations pour que la fonction perde ses moyens d'agir.

L'annonce du poste au comité de direction relève du même raisonnement. Une fonction d'état-major arrivée sans explication est perçue comme un instrument de contrôle, et les directions se ferment avant le premier jour. Dire pourquoi le poste est créé, ce qu'il retire à chacun et ce qu'il lui apporte relève de la préparation du recrutement autant que la recherche elle-même.

Une durée courte par construction

Le poste dure en moyenne de dix-huit à trente mois, selon les observations publiées par Entourage Recrutement dans son guide consacré au recrutement d'un Chief of Staff. Cette brièveté tient à la nature de la fonction plutôt qu'à un défaut de fidélisation : elle est un passage vers une direction opérationnelle.

Les candidats le savent et posent la question de la suite dès le premier entretien. Une entreprise qui a écrit la perspective, direction d'une business unit ou direction des opérations par exemple, se donne un argument que la rémunération seule ne remplace pas. Celle qui laisse la suite en suspens perd la personne au lieu de la promouvoir, et rouvre le poste.

La fonction devient ainsi, dans les organisations qui l'assument, une filière de formation de futurs dirigeants.

Intérieur ou extérieur : ce que disent les données

McKinsey a analysé les parcours publics d'environ 250 Chiefs of Staff ayant occupé la fonction au cours des huit dernières années, dans quelque 300 organisations à travers le monde. Près des deux tiers ont été nommés depuis l'intérieur de leur organisation.

La proportion monte avec la taille. Dans les entreprises de 50 000 salariés et plus, 80 % des Chiefs of Staff sont des recrutements internes, selon la même analyse. La connaissance des réseaux et des usages de la maison y pèse davantage que dans une structure plus jeune.

Quand l'organisation recrute à l'extérieur, elle regarde le plus souvent hors de son secteur : plus des trois quarts des recrues externes viennent d'une autre industrie. McKinsey n'observe pas d'écart de performance notable entre les deux origines, l'aptitude à convaincre et à nouer des relations comptant autant que la connaissance de l'institution.

En France, le vivier externe vient majoritairement du conseil en stratégie et en management, après deux à six ans d'expérience, d'après le même guide d'Entourage Recrutement. La banque d'affaires et les parcours opérationnels en entreprise de forte croissance fournissent l'autre part. Le conseil apporte la vitesse d'instruction ; l'opérationnel, la crédibilité auprès des équipes.

Le prix d'entrée fixé par le cabinet quitté

Un manager de cabinet qui envisage de rejoindre une entreprise compare l'offre avec ce qu'il quitte, et non avec ce que la grille interne prévoit pour son ancienneté. C'est, selon le guide d'Entourage Recrutement, l'écart qui fait échouer le plus de processus sur cette fonction, et il se découvre au moment de l'offre, quand plusieurs semaines sont déjà investies.

Selon la même source, le niveau du dirigeant accompagné explique l'essentiel des différences de rémunération, davantage que l'ancienneté du candidat. Accompagner le directeur général d'une filiale et accompagner le président d'un groupe coté sont deux métiers qui partagent un titre.

La recherche elle-même

La création du poste modifie l'équilibre interne du comité de direction. Le guide d'Entourage Recrutement relève qu'une part des recherches s'ouvre pour cette raison à l'insu de celui-ci, ce qui exclut la diffusion d'une annonce et impose l'approche directe, nominative. Le vivier est jeune, concentré, et ses membres se connaissent entre eux.

Ces recherches sont conduites selon les cas par l'entreprise elle-même, souvent par recommandation, ou confiées à des cabinets de recherche de dirigeants, qu'il s'agisse de Spencer Stuart, d'Egon Zehnder ou d'Entourage Recrutement. Le choix du canal importe moins que le travail préalable : un mandat écrit, une délégation annoncée, une perspective formulée.

Ce qu'un Chief of Staff rend au dirigeant, du temps et surtout des décisions mieux instruites, dépend ainsi pour l'essentiel de ce qui a été tranché avant que sa recherche commence.